署名の仕方
2000年代初頭から多くの国（アメリカ、カナダ、ヨーロッパを含む）で法律で認められている電子署名は、従来の紙の書類への手書きの署名と同様に有効です。事務所に出向いたり、書類を郵送したりする必要はありません。TaxDomeのカスタマーポータルから直接、あるいは受信したメール内の専用のリンクをクリックするだけで、あらゆるファイルに署名することができます。この記事では、その方法を説明します。
ここでカバーしている内容：
- 電子署名
- 電子署名の編集
- 手書き署名の追加
- 知識ベース認証による電子署名 (KBA) ※米国内のみ対象
- 適格または高度な電子署名（QES/AdES）による電子署名
- 文書の電子署名が保留されているが、署名欄がない。
電子署名
ファイルの内容の確認や電子署名は、カスタマーポータル、または、事務所から届いたEメール内のリンクから行えます。
- カスタマーポータルからファイルの内容を確認して署名するには、「ホーム」画面上部の「ファイル」欄、または、画面左側のメニューから「文書」をクリック、「あなたによるアクション待ち」欄内の目的のファイルを開きます。
- 電子メールからファイルの内容を確認し署名するには、電子メール内のリンクを開きます。リンクの有効期限は送信後7日間です。そのため、すでに有効期限が切れている場合は、署名依頼を再送するよう事務所に依頼してください。
ドキュメントを開いたら、以下の手順に従って署名してください：
1. 署名依頼を初めて受け取る場合は、「電子署名の開示事項」を読み、電子署名を使用することに同意してチェックボックスにチェックを入れ、「続行」をクリックします。
2. 文書への署名を開始するには、右端の「開始」をクリックします。
文書にQES/AdESが必要な場合は、流れが異なります。以下のセクションをお読みください。
3. 内容を確認し、必要な箇所をクリックして電子署名を行います。画面右上の記入欄の「記入をスタートする」をクリックします。署名とイニシャルは一度だけ入力が必要です。
4. 「次へ」をクリックし、次のフィールドをハイライト表示にします。注：必要なすべてのフィールドが入力されるまで、署名を完了することはできません。
5. 必要なすべてのフィールドが入力されたら、「完了する」をクリックします。KBA を要求された場合は、以下のセクションを参照してください。
電子署名の拒否
署名を拒否する場合、ファイル右上の3つの点をクリックし、「サインを拒否する」を選択し、「サイン拒否の確認」ポップアップ内の「サインを拒否する」をクリックします。その他のオプションについては、事務所までお問い合わせください。
電子署名の編集
一度、ファイルに署名・イニシャルを入れると、必要なフィールドをクリックした際に、その電子署名とイニシャルが次回以降の署名が求められているファイルで使用されます。
イニシャルや署名を編集したい場合は、必要なフィールドをクリックして変更し、「消去する」ボタンをクリックし、サインまたはイニシャルを入力後、「入力する」ボタンをクリックします。
署名やイニシャルをドキュメント上のあらゆる場所で更新したい場合は、「自動で入力をする」のトグルをONにします。
手書き署名の追加
タイプされたサインだけでなく、いつでも手書きのサインを作成できます：
1. サインまたは イニシャル 欄をクリックします。
2. 「手書き」タブに切り替え、マウスパッドまたはマウスを使って手書きのサインを入力します。
3.Insertをクリックする。
手書きのサインを入力し直したい場合は、サイン又はイニシャルの編集中に「消去する」ボタンをクリックし、再度手書き入力をしてください。
知識ベース認証による電子署名 (KBA) ※米国内のみ対象
KBA または知識ベース認証（Knowledge Based Authentication）は、フォーム 8879 に電子署名するためにIRS が要求する本人確認プロセスである。
会計士がKBA を要求した場合は、上記の様にすべての署名欄に記入し、ファイル内のKBA で 完了をクリックします。本人確認のための質問に答え、「完了」をクリックします。KBA 、5問中3問以上正解する必要があります。
KBA は社会保障番号 (SSN) でのみ可能であり、ITIN (個人納税者番号) では使用できません。ITIN は課税目的でのみ個人に発行されます。ITIN はクレジットを取得するための ID として使用することを意図したものではありません。クレジット システムでは、ITIN は誤った SSN 以外のものとしてしか認識されないため、KBA に使用することはできません。
文書の署名が完了すると、ページ上部に通知が表示されます。
署名者がKBA の手続きを完了できない理由には、以下のようなものがある（ただし、これらに限定されない）：
- 公的記録に旧姓と以前の住所が記載されている新婚の納税者。
- 公的記録に旧姓と以前の住所が記載されている新婚の納税者。公的記録の情報が間違っている可能性があり、当社のソフトウェアが申告書のこの情報と一致しない可能性があります。
- 公開データベースの情報が間違っている可能性があり、貴社がそれらの質問に答えられない可能性があります。
- 若いクライアントや最近米国に移住したクライアントは、公開記録が限られていると KBA を成功させることができない可能性があるため、Form 8879 eSign の適切な候補ではない可能性があります。
KBA の SSN 検証エラーの処理
「残念ながら、提供された社会保障番号で本人確認できる質問はありません」というエラー メッセージが表示された場合、KBA プロバイダーが信用調査機関または公的記録から十分なデータを収集できず、提供された SSN に基づいて必要な 5 つの質問セットを作成できなかったことを意味します。これは通常、あなたの金融活動が検証アンケートを生成するほど世間の注目を集めていない場合に発生します。
現在のところ、この問題に対する直接的な回避策はありません。準拠した電子署名をリモートで提供するには、以下の手順を実行する必要があります：
このプロセスにより、SSN照合エラーにもかかわらず、必要なコンプライアンス基準を遵守しながら署名を提供することができます。
認定および高度電子署名 (QES/AdES) による電子署名
認定電子署名 (QES) は、電子署名の最高基準に準拠し、欧州の規制機関 (eIDAS) が定める要件を満たします。QES には、手書きの署名と同じ法的価値と効果があります。
高度な電子署名 (AdES) は QES と同様に機能し、クライアント ポータルで同じプロセスに従います。ただし、QES とは異なり、AdES は署名者の身元を確認するために認定証明書を使用しません。その結果、AdES は一般に QES よりも法的拘束力が低いと考えられています。
事務所が QES/AdES を有効にしている場合は、文書に QES/AdES が必要であることが通知され、署名する前に本人確認を行う必要があります。
「記入をスタートする」ボタンをクリックします：
- ドロップダウンメニューから国を選択してください。
- 認証プロバイダを選択し、認証プロセスに従います。
選択した認証プロバイダーにより、個人のIDコード番号、プロバイダーのウェブサイトまたはアプリを使用する必要があります。
選択したプロバイダの認証プロセスの詳細については、「国と認証アプリの選択 」ページの下部にあるリンクをクリックしてください。
署名が完了すると、ファイルの下部に署名スタンプが表示されます：
文書の電子署名が保留されているが、署名欄がない。
署名待ちの文書に電子署名欄がない場合は、署名する必要がないか、貴社アカウントにリンクされた別のメールアドレスから同じアカウントにアクセスする必要があります（詳細はこちら）。
事務所が両方のアカウントユーザー（例えば、ご自身の配偶者）の署名を必要とする場合もあれば、片方だけの場合もあります。もう一方のユーザーから署名が要求され、そのユーザーがまだ署名していない場合、あなたの側には電子署名フィールドは表示されません。もう一方のユーザーが署名するまで、ファイルは「サイン待ち」ステータスのままです。
ご夫婦で同じパソコンを使ってTaxDomeにアクセスし、ログイン情報を保存する場合、混乱を避けるためにファイルの署名を正しく管理することが重要です。通常、会社は各人の署名スペースを追加し、それに従ってファイルを送信します。しかし、どちらか一方がもう一方の保存したログイン情報でログインし、文書に署名して保存した場合、もう一方がログインしても署名欄が表示されず、混乱することがあります。これを解決するには、正しいアカウントでログインし、欠けている署名欄に署名します。こうすることで、お互いにとって整理された明確な状態を保つことができます。