チャットで安全・便利にタスクを運用
チャットの機能をフルに活用することで、事務所とリアルタイムで安全にコミュニケーションを取ったり、書類を交換したりすることができます。ここでは、チャットを活用することで、顧客である
貴社と事務所の間の業務効率化に必要なすべてを学ぶことができます。
ここでカバーしている内容：
チャットへの返信
新しくチャットを受信すると、ホーム画面に通知が表示されます。メニューバーのチャット＆タスクに、保留中のすべてのチャットと完了すべきタスクが表示されます。
顧客へのタスクに加え、事務所は既存のチャットを通じて顧客リクエストを送ることができます。顧客リクエストは、チャット内に依頼内容と共にアイコンとして表示されます。貴社がそれをクリックすると、顧客リクエストのページが開きます。
事務所がチャットを通してメッセージを送信したり、顧客リクエスト等、追加で情報・資料の提供を要求すると、貴社へメールで通知が送信されます。「チャットを表示」ボタンまたはチャット内のリンクをクリックすると、チャットが表示され返信も可能です。
事務所からのチャットの内容を確認し、メッセージ欄に返信内容を入力、完了したら送信アイコンをクリックします。
チャットの作成
注意：貴社によるチャットの作成は、事務所がチャット機能をオフにしている場合はご利用できません。この場合、「新しいチャット 」ボタンは表示されません。
チャットを始めるには
1.チャット＆タスク から、画面右上の「新しいチャット」ボタンをクリックするか、ホームページに移動し、画面右側にあるクイックリンク下の「新しいチャット」ボタンをクリックします。
2.チャットの件名を入力し、フォーマットを適用したり、箇条書きやラジオボタン等を追加も可能です。
3.「チャットを作成する」をクリックします。 事務所は、顧客からチャットがあることを知らせるメール通知を受信します。
チャットリスト
すべてのチャットを表示するには、メインメニューのチャット＆タスクに進みます。未読のチャットがある場合は、一番上に「未読」のものが、その下に「既読」のものが表示されます。
左側のリストには、各チャットの最終応答時間、作成者、件名、タスクのステータスが表示されます。未読のチャットには緑色の紙飛行機のアイコンと点が、既読のチャットには紫色の紙飛行機、アーカイブされたチャットは灰色の紙飛行機のアイコンが表示されます。
このページにあるもの
- 貴社と、事務所がお互いに質問をしたり、情報を得たり、文書をアップロードしたりダウンロードしたりするためにチャットをフルに活用しましょう。
- 事務所は、質問が保留中である旨の通知を受け取り、その質問に回答します。
- 事務所または貴社から、新しいチャットを作成しましょう。
- すべてのチャットと添付ファイルは1ページにまとめられます。
- 事務所は、チャット内に貴社へ向けてタスクを追加するかもしれません。
- 事務所は、チャット内に「顧客リクエスト」を貴社へ向けて追加するかもしれません。
- タスクが完了したら、貴社か事務所がそのタスクにチェックを入れることができます。
- 1つのページからすべてのタスクにアクセスできます。
- チャット内のすべてが完了したら、事務所はチャットをアーカイブすることができます。
タスク管理
事務所は、チャット内で貴社へ向けてタスクを割り当てることができます。
チャット内に事務所から貴社へ割り当てられたタスクがある場合、チャット内に「お客様タスク」というセクションが画面右端に表示されます。また、チャットの件名に、「割り当てられた / 完了した」タスクの数が表示されます。
タスクは、ToDoチェックリストの項目のようなものです。タスクが完了したら、貴社または事務所がチェックを入れることができます。
また、ホーム画面の通知「チャット＆タスク」からタスクを確認することもできます。
すべてのチャットのタスクを1つのページで追跡したい場合は、「チャット＆タスク」の画面右上の「フィルター」ボタンをクリックし、フィルターの条件を選択します：
- 未完了：未完了のタスクが付いたすべてのチャットを表示します。
- 完了済み：タスク等がすべて対応完了済みとなったチャットを表示します。
- すべて：タスクが含まれている、すべてのチャットを表示します。
最後に「適用する」ボタンをクリックします。
他に、以下2つの方法でもチャットのフィルター条件の指定が可能です：
- 期日指定：選択した期日に該当するチャットやタスクのみを表示します。
- ステータス：チャットのステータスがアクティブまたはアーカイブのもののみを表示します。
チャットにビデオを含める
文章による説明だけではチャットのお相手に十分に伝わらないこともあります。そんな時こそビジュアルは大きな助けになります。説明するのが難しすぎると感じるものを事務所に伝えたい場合は、Loom、Vimeo、YouTube、Google Driveから動画をチャットに挿し込みましょう。「新しいチャット」内メッセージ欄上部のテキスト整形ツールバーにある、ビデオアイコン（再生矢印）をクリックし、ビデオへのリンクを貼り付けましょう。
事務所は、チャット内に挿し込まれたリンクからビデオを見ることができます。
